Das Büro organisiert sich selbst Automatisierung mit Zapier - eine Alternative zu IFTTT?

Das ist Zapier

Zapier ist ein amerikanisches Unternehmen das 2012 gegründet wurde und sich aus einem weltweit agierendem Team zusammensetzt. Der gleichnamige Automatisierungsdienst erlaubt es Nutzern, Arbeitsabläufe (Workflows) zu automatisieren und hat seinen Fokus hauptsächlich im Business-Bereich. Das begründet sich durch die mehr als 750 verfügbaren Apps die sich miteinander verbinden lassen. Zapier richtet sich an den einzelnen Nutzer, der seine speziellen Arbeitsabläufe optimieren und automatisch ablaufen lassen möchte. Nach einer Registrierung auf der Website, kann wirklich jeder mit nur ein paar Klicks seine erste "Zap" erstellen und sofort aktivieren.

So funktioniert Zapier

Das Prinzip ist, wie auch bei IFTTT, ganz simpel. Eine App oder ein Webdienst meldet eine definiertes Ereignis und löst damit die definierte Aktion aus. Es lässt sich sogar mehr als eine Aktion auslösen und durch Filter weiter verfeinern. Dieses fertige Skript nennt sich dann "Zap", der sich im eigenen Account an- und abschalten lässt. Dabei sind die zur Verfügung stehenden Apps und Ereignisse von Zapier vorgegeben und lassen sich je nach Bedarf zu individuellen Workflows zusammensetzen.

Und so einfach funktionierts:

1. die auslösende App wählen
2. das auslösende Ereignis wählen
3. die ausführende App wählen
4. die Aktion die ausgeführt werden soll wählen
5. die Zugangsdaten für die zu benutzenden Apps eingeben und Berechtigung an Zapier erteilen
6. die Zap bei Bedarf durch Filter verfeinern
7. Zap testen, betiteln und aktivieren

So definiert man eine Zap (am Beispiel von Mailchimp) (Zapier)

Wer sich nur mal inspirieren lassen möchte, kann auch fertige Zaps anderer Nutzer in der Bibliothek finden und für sich aktivieren. Für Entwickler gibt es sogar die Möglichkeit, mit eigenem Code (Python oder Javascript) zu arbeiten und seine eigenen Trigger und Aktionen zu definieren.

Mögliche Anwendungen für Zapier

Zaps die Smart Home Geräte steuern sucht man bei Zapier vergeblich. Dafür ist der Automatisierungsdienst IFTTT nach wie vor ungeschlagen, aber auch etwas kleinere Dienste wie Conrad Connect oder Stringify lassen sich für Heimautomatisierung einsetzen. Zapier möchte auch gar kein Konkurrent zu genannten Diensten sein denn es hat seine Zielgruppe ganz klar im Business-Bereich und ist dort mit über 750 Apps einsamer Spitzenreiter. Folgende Prozesse könnte man mit Zapier beispielsweise automatisieren:

- Mit Gmail eine Mail verschicken, wenn ein Excel-Arbeitsblatt aktualisiert wurde
- Trello-Karten aus definierten Gmail Mails erzeugen
- neue Blog-Posts automatisch bei Twitter posten
- Dateianhänge aus Evernote in der Dropbox speichern
- WooCommerce Bestellungen als neue Opportunities in Salesforce hinzufügen
- ...

Zapier und IFTTT im Vergleich

Im Bereich der Automatisierungsdienste haben IFTTT und Zapier klar die Nase vorne. Doch worin unterscheiden sie sich genau? Wer bringt dem Anwender mehr Komfort und Zeitersparnis? Die Antwort liegt fast alleine in ihrem Anwendungsgebiet. Zapier mag zwar doppelt so viele Apps zur Verfügung stellen wie IFTTT, dafür ist die Auswahl zugeschnitten auf die angestrebte Zielgruppe. IFTTT ist für den Consumer und seine privaten Anwendungen auch im Smart Home gedacht, während Zapier eine Erleichterung des Arbeitsablaufs im Büro anstrebt.

Es gibt noch einen entscheidenden Unterschied in der Funktionsweise der beiden Dienste. Während man bei IFTTT (IF THIS THEN THAT) genau eine auslösende (THIS)- und eine ausführende (THAT)-App hat, kann man mit Zapier eine endlose Aneinanderreihung von Ereignissen definieren. Das ermöglicht eine viel komplexere Definition des Arbeitsablaufes. Zum Beispiel könnte man bei Erhalt einer e-Mail den Anhang in die Dropbox und OneDrive speichern und anschließend noch eine SMS verschicken lassen. Noch ein Vorteil gegenüber IFTTT ist, dass man gleich mehrere Nutzeraccounts der Anwendungen wie Dropbox etc. integrieren kann, ohne dafür einen neuen Zapier-Account erstellen zu müssen. Zapier gibt es allerdings nicht als mobile App, ganz im Gegensatz zu IFTTT. Dort kann ich mir eine Benachrichtigung aufs Handy senden lassen, wenn meine Alexa-Stoppuhr durchgelaufen ist oder Alexa sagen, dass sie mir die Einkaufsliste auf mein Mobiltelefon schicken soll. IFTTT kann noch viele weitere Aktionen ausführen, die sich am Status des Handys orientieren, wie beispielsweise GPS oder den Akkustand. Ein weiterer Nachteil von Zapier ist außerdem, dass es nicht kostenlos angeboten wird. Es gibt aber eine Testversion mit eingeschränkten Möglichkeiten. IFTTT dagegen ist komplett kostenfrei. Ein offensichtlicher Nachteil von Zapier ist, dass es mir keine SMS schickt, wenn die Zombie Apokalypse ausbricht. Vielleicht nutzt man zur Sicherheit also besser beide Dienste.

Zapier bietet über 750 Apps zur Optimierung der eigenen Arbeitsprozesse (Zapier)

Fazit: Zapier erleichtert das Tagesgeschäft

Der Automatisierungsdienst Zapier kann dem Nutzer eine Menge Zeit, Arbeit und Geld ersparen, der ohnehin viel mit Business-Apps wie z.B. Gmail, Excel, OneDrive oder Dropbox arbeitet. Während für solche Verschaltungen früher noch Entwickler engagiert werden mussten, können Workflows ganz einfach und modular selbst definiert werden. Im Vergleich mit IFTTT punktet Zapier mit einer unbeschränkten Verkettung von auszulösenden Aktionen, einem mehr als doppelt so großen Angebot an Apps und eine detailliertere Definition des Prozesses. Dabei ist aber zu bedenken, dass die Anwendungsgebiete der beiden Dienste völlig unterschiedlich sind. Zapier ist ein reines Business-Tool, weshalb es gerade für Unternehmer - trotz der extra Kosten - äußerst attraktiv sein dürfte.

Preise und Verfügbarkeit von Zapier

Das Bezahlmodell von Zapier kommt in vier Varianten welche sich vor allem nach Nutzungshäufigkeit unterscheiden. Das "Starter"-Abo kostet 20$ pro Monat. Hier darf man 20 Zaps erstellen, welche insgesamt 1000 Benutzungen im Monat ausführen dürfen und sich alle 15 Minuten ausführen lassen.

Mehr über automatisiertes Arbeiten und Leben

IFTTT verbindet (fast) erfolgreich das moderne Smart Home
Microsoft Flow Automatisierungsdienst - die IFTTT-Alternative?

Mehr News und Trends zum Smart Home.